Perlengkapan/Alat-Alat dalam Penanganan Surat

Perlengkapan dalam Penanganan Surat/Alat-Alat Penanganan Surat

1. Baki surat ( tray ) 

Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas yang ada, selain itu dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya.

2. Buku agenda surat masuk dan surat keluar

Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda.

3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia

Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat masuk dan surat keluar. 

4. Secretaries Desk file

Kumpulan map dengan kode, jenis klasifikasipekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.

5. Alat Tulis

Contoh alat tulis antaralain, pulpen,pensil, penggaris, kertas, catatan,stapler, dan penjepit kertas.

6. Kertas dan Amplop

Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran.

7. Alat Pembuka Surat

Depat berupa alat manual seperti pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pemuka surat.

8. Stempel

Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.

 

9. Formulir tanda terima atau buku ekspedisi

Formulir tenda terima digunakan pada pola disentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.

10. Lembar Disposisi

Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola disentralisasi,disposisi langsung pada suratnya.

Penanganan Surat Masuk dan Keluar (Kearsipan)

Penanganan Surat Masuk dan Keluar

a.     Penanganan Surat Masuk

            Langkah-langkah pemprosesan surat masuk adalah sebagai berikut:

1. Memilih/ menyortir/ memisahkan surat

2. Membuka surat

3. Mengeluarkan dan memeriksa isi surat

4. Mencatat surat masuk

5. Membaca dan memberi catatan

6. Menyampaikan surat pada pimpinan

7. Membagi surat

b.    Penanganan Surat Keluar

Langkah-langkah yang harus dikuasai seorang sekretaris dalam pemrosesan surat keluar diantaranya: 

1. Menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan

2. Membuat konsep dengan tulisan tangan

3. Mencatat pada buku registrasi surat keluar

4. Mengetik konsep surat

5. Mengetik surat dalam bentuk akhir

6. Meminta tanda tangan pimpinan


Sistem Pengurusan Surat

Pengurusan surat ( surat masuk dan surat keluar ) dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu sebagai berikut :

• Sistem Buku Agenda ( sistem Tradisional )
• Sistem kartu kendali ( Sistem pola baru Modern )
• Sistem Takah ( Tata Naskah ) digunakan di lingkungan TNI

Cara Pembagian Dokumen

CARA PEMBAGIAN DOKUMEN

Berikut ini adalah cara pembagian dokumen:

1. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya:

Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :

a) Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat

b) Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan

c) Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan

d) Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

2. Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas:

a) Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti: UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah, dll.
b) Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll.
c) Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang, seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll.
d) Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll.
e) Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll.

3. Dokumen ditinjau dari fungsinya

Dokumen yang ditinjau dari fungsinya dibagi menjadi 2, yaitu:

1) Dokumen dinamis adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :

a) Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.

b) Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun

c) Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan

2) Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

4. Dokumen ditinjau dari segi penelitian

Dokumen ditinjau dari segi penelitian dibedakan atas 3 jenis :

a) Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll.

b) Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer. Contoh : bibliografi, dll.

c) Dokumen tertier adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder. Contoh: buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.