Selasa, 25 Desember 2012

Perlengkapan/Alat-Alat dalam Penanganan Surat

Perlengkapan dalam Penanganan Surat/Alat-Alat Penanganan Surat


1. Baki surat ( tray ) 
Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas yang ada, selain itu dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya.








2. Buku agenda surat masuk dan surat keluar
Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda.

3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia
Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat masuk dan surat keluar. 
4. Secretaries Desk file
Kumpulan map dengan kode, jenis klasifikasipekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.
5. Alat Tulis
Contoh alat tulis antaralain, pulpen,pensil, penggaris, kertas, catatan,stapler, dan penjepit kertas.













6. Kertas dan Amplop
Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran.
7. Alat Pembuka Surat
Depat berupa alat manual seperti pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pemuka surat.

8. Stempel
Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.
 



9. Formulir tanda terima atau buku ekspedisi
Formulir tenda terima digunakan pada pola disentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.



10. Lembar Disposisi
Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola disentralisasi,disposisi langsung pada suratnya.

Penanganan Surat Masuk dan Keluar (Kearsipan)


Penanganan Surat Masuk dan Keluar
a.     Penanganan Surat Masuk
            Langkah-langkah pemprosesan surat masuk adalah sebagai berikut:
1. Memilih/ menyortir/ memisahkan surat
2. Membuka surat
3. Mengeluarkan dan memeriksa isi surat
4. Mencatat surat masuk
5. Membaca dan memberi catatan
6. Menyampaikan surat pada pimpinan
7. Membagi surat
b.    Penanganan Surat Keluar
Langkah-langkah yang harus dikuasai seorang sekretaris dalam pemrosesan surat keluar diantaranya: 
1. Menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan
2. Membuat konsep dengan tulisan tangan
3. Mencatat pada buku registrasi surat keluar
4. Mengetik konsep surat
5. Mengetik surat dalam bentuk akhir
6. Meminta tanda tangan pimpinan


Sistem Pengurusan Surat
Pengurusan surat ( surat masuk dan surat keluar ) dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu sebagai berikut :

  • Sistem Buku Agenda ( sistem Tradisional )
  • Sistem kartu kendali ( Sistem pola baru Modern )
  • Sistem Takah ( Tata Naskah ) digunakan di lingkungan TNI

Copyright © 2013 - Hyperdimension Neptunia

Rainbow & Gold Bubble - Powered by Blogger - Designed by Johanes Djogan