Penanganan Surat Masuk dan Keluar (Kearsipan)

Penanganan Surat Masuk dan Keluar

a.     Penanganan Surat Masuk

            Langkah-langkah pemprosesan surat masuk adalah sebagai berikut:

1. Memilih/ menyortir/ memisahkan surat

2. Membuka surat

3. Mengeluarkan dan memeriksa isi surat

4. Mencatat surat masuk

5. Membaca dan memberi catatan

6. Menyampaikan surat pada pimpinan

7. Membagi surat

b.    Penanganan Surat Keluar

Langkah-langkah yang harus dikuasai seorang sekretaris dalam pemrosesan surat keluar diantaranya: 

1. Menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan

2. Membuat konsep dengan tulisan tangan

3. Mencatat pada buku registrasi surat keluar

4. Mengetik konsep surat

5. Mengetik surat dalam bentuk akhir

6. Meminta tanda tangan pimpinan


Sistem Pengurusan Surat

Pengurusan surat ( surat masuk dan surat keluar ) dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu sebagai berikut :

• Sistem Buku Agenda ( sistem Tradisional )
• Sistem kartu kendali ( Sistem pola baru Modern )
• Sistem Takah ( Tata Naskah ) digunakan di lingkungan TNI