Perlengkapan/Alat-Alat dalam Penanganan Surat

Perlengkapan dalam Penanganan Surat/Alat-Alat Penanganan Surat

1. Baki surat ( tray ) 

Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas yang ada, selain itu dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya.

2. Buku agenda surat masuk dan surat keluar

Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda.

3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia

Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat masuk dan surat keluar. 

4. Secretaries Desk file

Kumpulan map dengan kode, jenis klasifikasipekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.

5. Alat Tulis

Contoh alat tulis antaralain, pulpen,pensil, penggaris, kertas, catatan,stapler, dan penjepit kertas.

6. Kertas dan Amplop

Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran.

7. Alat Pembuka Surat

Depat berupa alat manual seperti pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pemuka surat.

8. Stempel

Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.

 

9. Formulir tanda terima atau buku ekspedisi

Formulir tenda terima digunakan pada pola disentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi.

10. Lembar Disposisi

Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola disentralisasi,disposisi langsung pada suratnya.